Udane wydarzenie plenerowe powstaje na długo przed pojawieniem się pierwszych uczestników. Na początku warto określić tego, dla kogo przygotowywane jest spotkanie i co ma ono osiągnąć, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Inaczej planuje się duże wydarzenie integracyjne z rozbudowanym programem, dlatego kopiowanie gotowego schematu może utrudnić późniejszą logistykę. Uporządkowany brief ogranicza liczbę przypadkowych zmian w późniejszych etapach a zespół przygotowujący wydarzenie zyskuje większą kontrolę nad całym przedsięwzięciem.
Najpierw cel i uczestnicy, później atrakcje
Jednym z najczęstszych błędów jest rozpoczynanie planowania od pytania o atrakcje, choć bardziej praktyczne okazuje się poznanie struktury zaproszonej grupy. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien uwzględniać różne grupy wiekowe. Gdy priorytetem pozostaje budowanie relacji między pracownikami większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Dobre planowanie nie polega na wypełnieniu każdego kwadransa programu, lecz na dopasowaniu programu do ludzi, którzy rzeczywiście będą z niego korzystać.
Przed rozpoczęciem właściwych przygotowań należy przemyśleć proporcję dorosłych i dzieci, sposób dojazdu oraz oczekiwany poziom swobody programu. Te pozornie proste informacje wpływają później na niemal każdy element wydarzenia ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Gdy najważniejsze założenia pozostają nieustalone zbyt długo, organizacja staje się bardziej podatna na chaos.
Lokalizacja i infrastruktura – elementy, których nie warto zostawiać na koniec
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić dostępu dla uczestników i ekip technicznych, a także zaplecza sanitarnego. Jeżeli teren wymaga dodatkowych agregatów, namiotów, sanitariatów lub oświetlenia, trzeba wiedzieć o tym przed zamknięciem budżetu Nie mniej istotne pozostaje zaplanowanie ciągów komunikacyjnych pomiędzy cateringiem, sceną i atrakcjami.
Dobrze rozrysowana przestrzeń obejmuje strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Niektóre elementy wymagają bezpiecznego odstępu, dlatego nie powinno się rozmieszczać ich dopiero podczas montażu. Gdy program odbywa się równolegle w różnych częściach terenu, trzeba umożliwić swobodne przemieszczanie się bez tworzenia niepotrzebnych zatorów. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy zaplecze techniczne działa w tle.
Kto odpowiada za logistykę, gdy w wydarzeniu uczestniczy wielu dostawców?
Na etapie rozeznania rynku osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a następnie porównuje kilka propozycji. Wybór nie powinien sprowadzać się wyłącznie do wartości zapisanej na końcu kosztorysu. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak obsługa techniczna, program i atrakcje czy zabezpieczenie pogodowe. Dwie oferty o podobnej cenie mogą obejmować zupełnie inny zakres.
Przy większej liczbie usług trzeba jasno określić, kto koordynuje całość. Gdy kilka ekip realizuje niezależne części przedsięwzięcia, ktoś musi połączyć wszystkie harmonogramy w jeden spójny plan. Przy rozproszonej odpowiedzialności łatwo o problemy z dostępem do terenu. Wzrost skali wydarzenia zwiększa znaczenie koordynacji dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Plan B na pogodę, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje
Nawet bardzo dokładnie przygotowana impreza plenerowa może zostać wystawiona na próbę przez pogodę lub opóźnienia. Dlatego plan awaryjny nie jest elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz zabezpieczeniem ciągłości wydarzenia. Organizator powinien wiedzieć, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także jak zostanie zmieniony harmonogram.
Praktyczne zabezpieczenie wydarzenia uwzględnia ponadto chwilową niedostępność wybranej atrakcji. Nie da się przewidzieć każdego możliwego zdarzenia, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Duże znaczenie ma przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast opóźniać reakcję.
Udane wydarzenie nie wynika automatycznie z liczby zamówionych elementów. Znacznie ważniejsze są dopasowanie programu do uczestników, koordynacja wykonawców i odpowiednie zaplecze. Dobrze zaplanowane zaplecze sprawia, że organizacja pozostaje dla gości niemal niewidoczna a zespół organizacyjny może skupić się na przebiegu programu.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Tekst Sponsorowany+